INFORMATIVA PER LA PRIVACY DA PARTE DELLO STUDIO SAMOGGIA IN BOLOGNA VICOLO GHIRLANDA 2  

AI SENSI del D.Lgs. 196/2003 IN MATERIA DI DATI PERSONALI

 Il Decreto Legislativo del 30 Giugno 2003 n.196 è entrato in vigore il 1 Gennaio 204 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.174 del 29 Luglio 2003) che disciplina la materia della “Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento di dati personali”.

Nella Sua qualità di interessato, cioè di soggetto cui si riferiscono i dati personali oggetto della presente (qui di seguito denominati i “Dati”) desideriamo informarLa che i dati personali fornitici o acquisiti nel contesto della nostra attività potranno subire solo i trattamenti elencati dalla Legge.

Per trattamento di dati personali si intende: la loro raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, cancellazione, distruzione ovvero la combinazione di due o più di tali operazioni.

Le finalità del trattamento cui i dati potranno venire sottoposti sono relative alle attività specifiche della nostra amministrazione e possono comprendere:

  1. a) necessità operative e di gestione interna;
  2. b) adempimenti di obblighi di Legge;
  3. c) assunzione di dati per necessità contrattuali e/o precontrattuali nell’interesse del condominio.

Evidenziamo che il trattamento dei dati per le finalità indicate ai punti a), b) e c) è essenziale ed obbligatorio ai fini dell’esecuzione del mandato amministrativo conferitomi.

Il trattamento dei dati in oggetto potrà essere eseguito mediante l’uso di strumenti automatizzati atti a collegarli secondo categorie, variabili a seconda delle diverse situazioni e necessità anche a dati riferibili ad altri soggetti. Tale trattamento sarà comunque svolto nel rispetto delle idonee misure di sicurezza facendo uso di mezzi che ne prevengano il rischio di perdita o distruzione, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito. A tale scopo ogni richiesta di modifica ai dati in Nostro possesso sarà accettata solo in forma scritta. I dati possono essere utilizzati da dipendenti e collaboratori di questa amministrazione per i fini richiamati. La Legge riconosce all’interessato numerosi diritti che La invitiamo a considerare attentamente. Tra questi, Le ricordiamo sinteticamente i diritti:

– di ottenere informazione circa i dati che La riguardano;

– di ottenere la cancellazione od il blocco dei dati trattati in violazione di legge (compresi quelli di     cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati) ovvero l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione, nonché l’attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza di coloro ai quali i dati sono stati comunicati;

– di ottenere l’aggiornamento, la rettificazione ovvero qualora vi abbia interesse, l’integrazione dei dati. Titolare dei dati ai sensi della Legge è questa amministrazione condominiale con sede presso lo studio in Bologna –V.lo Ghirlanda, 2-.

Responsabile del trattamento dei dati personali dell’amministrazione condominiale è il signor Gian Luca Samoggia che ai fini della presente Legge è domiciliato presso lo studio in V.lo Ghirlanda, 2 in Bologna.

 

 

 

TUTELA DELLA PRIVACY: COME CAMBIA IL CONDOMINIO  COSA NON SI PUO’ PIU’ FARE E COSA SI PUO’ ANCORA FARE E COME

– avv. Fausto Moscatelli –

Le regole della coabitazione condominiale sono in costante evoluzione partecipando naturalmente il condominio ai processi di crescita sociale, culturale e tecnologica impressi dalle nuove normative di provenienza o di matrice comunitaria.

Le implicazioni e gli innesti di tali processi nell’ambito condominiale sono numerosi quanto intricati, spesse volte dando luogo a conflitti apparenti di norme ma anche ad autentiche crisi di rigetto, gli uni e le altre consegnate prima o poi all’opera adeguatrice della giurisprudenza. Non poteva rimanere riparato il condominio dagli scotimenti cagionati dal nuovo diritto della riservatezza e della tutela dei dati personali, di origine comunitaria e recepito nel 1996 nel nostro ordinamento.

Nell’ambiente condominiale, naturalmente promiscuo per la contiguità obbligata di diritti soggettivi, beni e individui sempre eterogenei e spesso connotati in senso antagonistico, la mediazione tra contrapposti interessi era già cosa di ogni momento. Con l’entrata in vigore del Codice della Privacy ed il mutamento di prospettiva che esso ha indotto, oggi la contrapposizione fra interessi personali dei singoli tra loro e fra interessi dei singoli ed interesse del gruppo acquisisce nuovi fronti. La tutela della riservatezza e dei dati personali in condominio è materia estremamente complessa per essere collocata al crocevia fra il diritto civile, il diritto penale, il diritto costituzionale ed il nuovo diritto introdotto dal D.Lgs. 30-06-2003 n. 196 (e già con l’abrogata L. 31-12-1996 n. 675), che è sintesi dei tre precedentemente detti e di quello amministrativo che ne connota il governo (procedimento amministrativo è considerato quello avanti l’Autorità Indipendente denominata Garante per la Protezione dei Dati Personali). Non agevole è decidere, di volta in volta, chi abbia la precedenza a tale crocevia.

L’operazione più difficoltosa è proprio dirimere i conflitti fra diritto alla privacy e interessi antagonisti. All’uopo, occorre convincersi prima di tutto che la tutela della privacy non è destinata a prevalere sempre, spesse volte dovendo cedere a diritti sovraordinati. Ma quando deve cedere il diritto alla privacy e quando invece deve prevalere? Va subito detto che il più delle volte la tutela della privacy è invocata a sproposito, poche essendo le attività che potevano essere compiute prima ed ora non più, a causa del D.Lgs 30-06-2003 n. 196. Un contributo di rilievo sul piano concretamente operativo proviene proprio dal Garante il quale, pur tenendo a precisare che la vigente normativa in materia di protezione dei dati personali non ha modificato la normativa civilistica relativa al condominio degli edifici (artt. 1117 ss. c.c.), che continua a disciplinarne i profili non attinenti specificatamente alle finalità di trattamento e di sicurezza dei dati, ha fornito alcune prescrizioni ai sensi dell’art. 154, comma 1, lett. c), del Codice, per rendere conformi i trattamenti effettuati nell’ambito dell’amministrazione condominiale alle regole sulla protezione dei dati. Tale provvedimento generale, emesso il 18 maggio 2006 (G.U. n. 152 del 3-7-2006), è stato ancora richiamato il 12 luglio 2007 dal Presidente dell’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, nella sua relazione al Parlamento sull’attività dell’anno 2006. Ciò a confermarne la persistente attualita’. Al fine di favorirne la lettura pronta e pratica Giuseppe Fortunato, componente dell’Autorità per la Privacy e relatore del provvedimento generale del 18 maggio 2006, ne ha riassunti i contenuti in una sintesi denominata “Vademecum del Palazzo”, strutturata in dieci punti, che meritano di essere considerati uno per uno, poiché effettivamente costituiscono una guida operativa estremamente attendibile.

1) Il condominio – e per esso assemblea, amministratori, il portiere o altri collaboratori – può trattare soltanto le informazioni personali pertinenti dei condomini o di terzi e soltanto nel rigoroso rispetto delle finalità sue proprie (attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni o idonee a determinare entrate o uscite dei partecipanti al condominio). Sono trattabili dati anagrafici e indirizzi (ai fini della convocazione d’assemblea o per comunicazioni), quote millesimali e dati accessori per calcolarle, i dati necessari per il calcolo di specifici oneri. Si legge nel Vademecum che é ad esempio, vietato che in fogli cartacei o elettronici condominiali siano riportate, vicino a nomi di condomini o inquilini, annotazioni quali: single, capellone, calvo, cugino dell’ex-portiere, “non verrà all’assemblea”, “va in vacanza a giugno”, “risponde sempre la segreteria”…

Nel condominio ciascun partecipante alle spese può conoscere le spese altrui e può anche conoscere gli inadempimenti altrui, sia al momento del rendiconto annuale sia previa richiesta all’amministratore. Ai partecipanti alle spese va assicurata la trasparenza circa le spese o morosità degli altri partecipanti per cui ogni richiamo alla privacy è, in tal caso, fuori luogo. Al contrario non si possono divulgare spese o morosità all’infuori di tale ambito. È quindi assolutamente vietato portare a conoscenza del fornitore o di altri terzi i nomi o altri dati di morosi. È vietato sia esporre tali dati in bacheca sia comunicarli a fornitori o altri terzi in qualunque forma e in qualunque circostanza. E’ vietato riferire ad un soggetto interessato all’acquisto di unità immobiliare in condominio le morosità gravanti sul suo proprietario, dovendosi invece correttamente invitare il curioso a chiedere al condomino (o a dotarsi di autorizzazione di questi ad informarsi).

3) I numeri di telefono fisso e di telefono cellulare e l’indirizzo e-mail possono essere utilizzati da amministratore o portiere solo • se già indicati in elenchi pubblici • oppure se l’interessato è stato consenziente. In ogni caso occorre sempre tener presente il principio di proporzionalità circa l’uso di tali numeri, con particolare riferimento a frequenze e ad orari, tenuto presente che il loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza (soprattutto per evitare danni incombenti) mentre occorre estrema prudenza per le attività ordinarie. Anche in questo caso il prudente bilanciamento degli interessi in gioco s’impone, dovendo quello alla riservatezza arrestarsi davanti ad ogni pericolo incombente, effettivo o potenziale, alla incolumità delle persone o alla sicurezza delle cose.

4) Per il trattamento dei dati personali di natura sensibile e per il trattamento dei dati giudiziari occorre che esso sia davvero indispensabile altrimenti è gravemente illecito. Può sussistere tale ipotesi per i collaboratori, ivi compreso il portiere (sussistendone i presupposti e comunque previa informativa), oppure in altre specifiche fattispecie come nel caso di delibera assembleare per l’abbattimento delle barriere architettoniche. Nel caso sia indispensabile trattare dati sensibili o giudiziari devono essere adottate adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.

5) Soltanto in presenza di consenso dell’interessato ovvero dei presupposti previsti dall’art. 24 del Codice per la protezione dei dati personali1 può procedersi a comunicazioni nel rispetto delle finalità e della dignità dell’interessato. Fuori dei casi predetti non possono essere comunicati a terzi dati personali riferiti ai partecipanti. Né il condominio, né l’amministratore, né il portiere, né il singolo condomino od inquilino che (per ragione del ruolo, per la vicinanza, per la condivisione delle parti comuni o per semplice casualità) viene a conoscenza di un dato personale può farlo conoscere a altro partecipante del condominio o a terzo.

6) Per salvaguardare la privacy occorre che la conservazione dei verbali assembleari e di prospetti contabili avvenga al riparo di intrusioni di terzi.

1 Art. 24 – (Casi nei quali può essere effettuato il trattamento senza consenso)

1. Il consenso non è richiesto, oltre che nei casi previsti nella Parte II, quando il trattamento:

a) è necessario per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;

b) è necessario per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l’interessato o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche richieste dell’interessato;

c) riguarda dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità che le leggi, i regolamenti o la normativa comunitaria stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati;

d) riguarda dati relativi allo svolgimento di attività economiche, trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;

e) è necessario per la salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica di un terzo. Se la medesima finalità riguarda l’interessato e quest’ultimo non può prestare il proprio consenso per impossibilità fisica, per incapacità di agire o per incapacità di intendere o di volere, il consenso è manifestato da chi esercita legalmente la potestà, ovvero da un prossimo congiunto, da un familiare, da un convivente o, in loro assenza, dal responsabile della struttura presso cui dimora l’interessato. Si applica la disposizione di cui all’articolo 82, comma 2;

f) con esclusione della diffusione, è necessario ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento, nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;

g) con esclusione della diffusione, è necessario, nei casi individuati dal Garante sulla base dei principi sanciti dalla legge, per perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo destinatario dei dati, anche in riferimento all’attività di gruppi bancari e di società controllate o collegate, qualora non prevalgano i diritti e le libertà fondamentali, la dignità o un legittimo interesse dell’interessato;

h) con esclusione della comunicazione all’esterno e della diffusione, è effettuato da associazioni, enti od organismi senza scopo di lucro, anche non riconosciuti, in riferimento a soggetti che hanno con essi contatti regolari o ad aderenti, per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo, dallo statuto o dal contratto collettivo, e con modalità di utilizzo previste espressamente con determinazione resa nota agli interessati all’atto dell’informativa ai sensi dell’articolo 13;

i) è necessario, in conformità ai rispettivi codici di deontologia di cui all’allegato A), per esclusivi scopi scientifici o statistici, ovvero per esclusivi scopi storici presso archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi dell’articolo 6, comma 2, del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490, di approvazione del testo unico in materia di beni culturali e ambientali o, secondo quanto previsto dai medesimi codici, presso altri archivi privati.

7) Tecnici o consulenti possono partecipare all’assemblea per il solo tempo correlato agli specifici punti dell’ordine del giorno attinente alla loro richiesta consulenza.

Il punto in questione tocca effettivamente un tema scottante nel condominio: quello dell’accesso all’assemblea di tecnici in affiancamento ai condomini. L’argomento viene trattato con un’apertura ed una limitazione, affermandosi da un lato che è legittima l’assistenza – e quindi la presenza – del consulente in assemblea (avvocato, architetto, ingegnere etc.) e dall’altro che la permanenza deve essere però strettamente correlata alla necessità cui assolve. Soltanto con l’assenso di tutti i partecipanti è possibile la videoregistrazione dell’assemblea condominiale.

8) Gli spazi condominiali sono utilizzabili per avvisi a carattere generale ma non per la trattazione di affari che comportano il trattamento dei dati personali o comunque riferibili a singoli condomini. Il Vademecum non manca di esempi pratici: sono vietati pertanto avvisi quali: “per le quote per la riparazione della colonna pluviale di Rossi passare in portineria”, oppure “si prega la signora Bianchi di non far giocare i figli a pallone nel garage”.

9) I dati riferibili all’intera gestione condominiale possono essere sempre conosciuti direttamente dall’amministratore o da altro rappresentante dei condomini (anche per le utenze: acqua, luce, gas…) e possono richiesti da ciascun partecipante al condominio2. Il consenso non è richiesto, oltre che nei casi previsti nella Parte II del Codice della Privacy, quando il trattamento:

a) è necessario per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;

b) è necessario per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l’interessato o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche richieste dell’interessato;

c) riguarda dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque.

2 Cass. civ., sez. II 26-08-1998, n. 8460 – Pres. Baldassarre V – Rel. Corona R – P.M. Ceniccola R (Diff.) – Lancerotto c. Noè

In tema di comunione dei diritti reali, ciascun comproprietario ha la facoltà (di richiedere e) di ottenere dall’amministratore del condominio l’esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (e non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea) e senza l’onere di specificare le ragioni della richiesta (finalizzata a prendere visione o estrarre copia dai documenti), purché l’esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all’attività di amministrazione, non sia contraria ai principi di correttezza, e non si risolva in un onere economico per il condominio (dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti).

Cass. civ., sez. II 29-11-2001, n. 15159 – Pres. Corona R – Rel. Riggio U – P.M. Russo R (conf.) – Obbialero c. Nigra In tema di condominio negli edifici, ciascun condomino ha la facoltà di ottenere dall’amministratore l’esibizione dei documenti contabili non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea, ma anche al di fuori di tale sede, senza la necessità di specificare la ragione per la quale egli intende prendere visione o estrarre copia dei documenti medesimi, sempre che l’esercizio di tale potere non intralci l’attività amministrativa e non sia contrario ai principi di correttezza, ed i relativi costi siano assunti dai condomini istanti.

10) Ciascun condomino o altro partecipante può presentare istanza, ai sensi dell’art. 7 del Codice per la protezione dei dati personali3, all’amministratore per accedere ai propri dati e nel caso di mancato riscontro può ricorrere al Garante o al magistrato competente. Per ogni trattamento dei dati non conforme alla normativa o ai provvedimenti del Garante è possibile rivolgere reclamo4 allo stesso Garante, nelle modalità e forme previste oppure una segnalazione,  indicando comunque ogni elemento conosciuto.

3 Art. 7 – (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti)

1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

a) dell’origine dei dati personali;

b) delle finalità e modalità del trattamento;

c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2;

e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

3. L’interessato ha diritto di ottenere:

a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;

b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

4Art. 142 – (Proposizione dei reclami)

1. Il reclamo contiene un’indicazione per quanto possibile dettagliata dei fatti e delle circostanze su cui si fonda, delle disposizioni che si presumono violate e delle misure richieste, nonché gli estremi identificativi del titolare, del responsabile, ove conosciuto, e dell’istante.

2. Il reclamo è sottoscritto dagli interessati, o da associazioni che li rappresentano anche ai sensi dell’articolo 9, comma 2, ed è presentato al Garante senza particolari formalità. Il reclamo reca in allegato la documentazione utile ai fini della sua valutazione e l’eventuale procura, e indica un recapito per l’invio di comunicazioni anche tramite posta elettronica, telefax o telefono.

3. Il Garante può predisporre un modello per il reclamo da pubblicare nel Bollettino e di cui favorisce la disponibilità con strumenti elettronici.

Art. 143 – (Procedimento per i reclami)

1. Esaurita l’istruttoria preliminare, se il reclamo non è manifestamente infondato e sussistono i presupposti per adottare un provvedimento, il Garante, anche prima della definizione del procedimento:

a) prima di prescrivere le misure di cui alla lettera b), ovvero il divieto o il blocco ai sensi della lettera c), può invitare il titolare, anche in contraddittorio con l’interessato, ad effettuare il blocco spontaneamente; Come s’è notato il perseguimento del fine gestorio delle cose comuni ed il diritto dei condomini ad informarsi ed essere informati sulla gestione condominiale prevalgono sul diritto alla riservatezza ed alla tutela dei dati personali. Del resto è logico ritenere che i primi non possano subire preclusioni dai secondi, potendo questi ultimi incidere non sull’esercizio del diritto o della funzione ma sul loro modo. Ed è proprio questa la chiave (o se si preferisce l’insegnamento) ritraibile dal provvedimento del Garante ed utile alla composizione dei conflitti fra privacy ed altri diritti dei condomini: a fronte di un interesse del gruppo (o comune ai partecipanti al gruppo) non altrimenti soddisfatto che con la trattazione del dato personale il diritto alla privacy cede. Il che, valutato da una visuale differente, non è altro che applicazione a casi specifici in materia condominiale dei principi espressi dall’art. 24, comma I, lettere a), b), c) del Codice della Privacy, secondo il quale il trattamento dei dati personali puo’ essere effettuato senza il consenso dell’interessato quando è necessario per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l’interessato o riguarda dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque.

b) prescrive al titolare le misure opportune o necessarie per rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti;

c) dispone il blocco o vieta, in tutto o in parte, il trattamento che risulta illecito o non corretto anche per effetto della mancata adozione delle misure necessarie di cui alla lettera b), oppure quando, in considerazione della natura dei dati o, comunque, delle modalità del trattamento o degli effetti che esso può determinare, vi è il concreto rischio del verificarsi di un pregiudizio rilevante per uno o più interessati;

d) può vietare in tutto o in parte il trattamento di dati relativi a singoli soggetti o a categorie di soggetti che si pone in contrasto con rilevanti interessi della collettività.

2. I provvedimenti di cui al comma 1 sono pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana se i relativi destinatari non sono facilmente identificabili per il numero o per la complessità degli accertamenti.

5 Art. 144 – (Segnalazioni)

1. I provvedimenti di cui all’articolo 143 possono essere adottati anche a seguito delle segnalazioni di cui all’articolo 141, comma 1, lettera b), se è avviata un’istruttoria preliminare e anche prima della definizione del procedimento.

 

 

INFORMATIVA PRIVACY

Desideriamo informarla che la legge 31 Dicembre 1996, n. 675 relativa al trattamento dei dati personali è stata abrogata. Pertanto i Suoi dati personali custoditi presso di noi saranno trattati in conformità al Decr. Leg. n. 196 del 30 giugno 2003, il nuovo “Codice in Materia di Protezione dei dati Personali” entrato in vigore il 1° Gennaio 2004.  Nella sua qualità di interessato, cioè di persona alla quale si riferiscono i dati personali oggetto della presente informativa, ai sensi degli art. 7 e 13, desideriamo informarla di quanto segue.

1. Il trattamento dei dati che La riguardano, richiesti o acquisiti da Lei o presso terzi, ha la finalità di provvedere:

– agli adempimenti degli obblighi contrattuali ed alla gestione Fornitori (ad es. raccolta ordini e conferme d’ordine, stipulazione di contratti, invio di beni o effettuazione di servizi, intestazione di fatture o note di accredito);

– alla rilevazione della Sua soddisfazione in merito alle attività erogate;

– agli obblighi previsti da leggi, regolamenti e da normative nazionali e/o comunitarie in materia contrattuale, contabile e fiscale (ad es. comunicazioni clienti e fornitori all’anagrafe tributaria, denunce obbligatorie, quali modd. 770,760, denuncia I.V.A.);

– alla gestione dell’attività aziendale ed in particolare:

a) all’analisi statistica;

b) alla gestione, tutela e cessione del credito;

c) all’archiviazione storica.

2. Il trattamento potrà effettuarsi con o senza l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge e/o da regolamenti interni, compatibili con le finalità per cui i dati sono stati raccolti, in ogni fase del trattamento, con particolare riguardo alla conservazione, eventuale blocco, cancellazione e distruzione. In particolare i dati saranno trattati mediante loro confronto, classificazione e calcolo, nonché mediante produzione di liste od elenchi.

3. Il conferimento dei dati personali relativi al trattamento in parola ha natura in parte facoltativa ed in parte obbligatoria e l’eventuale, parziale o totale rifiuto di rispondere comporterà o potrà comportare per questa società l’impossibilità di adempiere agli obblighi di legge o di contratto previsti al punto 1 della presente informativa e, conseguentemente, di dare esecuzione al rapporto.

4. I dati relativi al trattamento in questione, o alcuni di essi, potranno essere comunicati alle seguenti persone o enti:

– ad altri uffici di questa società o di altre società, anche straniere con la stessa collegate, ovvero con le quali vengano intrattenute relazioni necessarie agli adempimenti contrattuali;

– alla rete commerciale;

– alle pubbliche amministrazioni, per gli adempimenti obbligatori previsti da leggi, regolamenti o normative comunitarie (ad es. I.N.P.S., I.N.A.I.L., A.S.L, Uffici del lavoro, Uffici fiscali);

– agli istituti bancari, per la gestione di servizi a pagamenti ed incassi;

– a collaboratori autonomi della società, consulenti del lavoro, nonché professionisti (per es. avvocati e commercialisti);

– a soggetti incaricati della gestione del credito e/o di fornire informazioni commerciali.

5. All’interessato del trattamento in esame è riconosciuto l’esercizio dei diritti di cui all’art. 7 del DL196/03, esercitabili mediante richiesta scritta indirizzata a STUDIO TECNICO AMMINISTRATIVO SAMOGGIA vicolo Ghirlanda 2 40121 Bologna.

6. Titolare del trattamento in parola è Gian Luca Samoggia con sede in Bologna, vicolo Ghirlanda 2.

Prescrizioni del Garante [art. 154, 1 c) del Codice] – 18 maggio 2006 Bollettino del n. 72/maggio 2006, Amministrazione dei condomìni – 18 maggio 2006 (G.U. n. 152 del 3-7-2006)

 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;

 

1. Il trattamento di dati personali nell’ambito dell’amministrazione di condomini. Sono pervenuti a questa Autorità diversi quesiti e segnalazioni concernenti le operazioni di trattamento di dati personali effettuate nell’ambito delle attività connesse all’amministrazione dei condomini: presentando profili comuni −con specifico riguardo alla circolazione di informazioni personali per la gestione della proprietà comune, riferite ai singoli partecipanti al condominio (di seguito, “partecipanti”), o concernenti l’intera amministrazione condominiale−, le medesime sono suscettibili di trattazione unitaria con il presente provvedimento nel quale si è altresì tenuto conto delle comunicazioni (settantacinque, comprendenti anche richieste di chiarimenti, quesiti e osservazioni) pervenute all’Autorità da privati e da associazioni di categoria a seguito della consultazione pubblica indetta l’8 febbraio 2006.

I profili prevalentemente presi in considerazione nelle comunicazioni inviate (in larga parte già presenti nelle segnalazioni e nei quesiti presentati all’Autorità) riguardano:

la questione della titolarità del trattamento nell’ambito della gestione condominiale;

la tipologia dei dati trattati, tra i quali vengono indicati:

i dati inerenti il condominio complessivamente inteso quale ente di gestione;

i dati personali riferiti ai singoli partecipanti al condominio, nei limiti delle informazioni personali raccolte ed utilizzate per le finalità riconducibili alla disciplina civilistica;

il trattamento dei dati relativi a soggetti diversi dai partecipanti al condominio;

la circolazione, in varie forme, di dati relativi alla gestione condominiale;

le problematiche afferenti alle misure di sicurezza;

il trattamento di dati personali, sensibili e giudiziari.

Tenendo conto delle osservazioni pervenute nel corso della consultazione pubblica e delle segnalazioni presentate all’Autorità, ferma restando l’applicabilità delle regole di diritto comune (in particolare degli artt. 1117 e ss. c.c.), il Garante, ai sensi dell’art. 154, comma 1, lett. c), del Codice, al fine di rendere conformi alle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali i trattamenti effettuati nell’ambito dell’amministrazione dei condomini, prescrive ai titolari del trattamento l’adozione delle misure di seguito specificamente indicate.

2. Tipologia di informazioni oggetto di trattamento nell’ambito dell’attività di amministrazione del condominio e principi di pertinenza e non eccedenza

Affinché il trattamento di dati personali effettuato nell’ambito dell’attività di amministrazione del condominio si svolga nell’osservanza del principio di liceità (previsto all’art. 11 del Codice), in termini generali, possono formare oggetto di trattamento da parte della compagine condominiale unitariamente considerata −di regola con l’ausilio dell’amministratore di condominio (nell’eventuale veste di responsabile del trattamento ai sensi degli artt. 4, comma 1, lett. g), e 29 del Codice)− le sole informazioni personali pertinenti e necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare, secondo le regole del codice civile (artt. 1117 ss. c.c.), le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti (siano essi proprietari o usufruttuari: cfr. art. 67 disp. att. c.c.).–

2.1. Le informazioni trattate possono riguardare non solo tutta la compagine condominiale unitariamente considerata (ad esempio, i dati relativi a consumi collettivi del condominio), ma possono altresì riferirsi a ciascun partecipante, individualmente considerato, in quanto necessarie ai fini dell’amministrazione comune: queste ultime consistono, ad esempio, nei dati anagrafici e negli indirizzi dei partecipanti, elementi la cui reciproca conoscenza può risultare indispensabile per consentire la regolare convocazione dell’assemblea (alla luce delle disposizioni contenute nell’art. 66 disp. att. c.c.), nonché per verificare la validità delle deliberazioni dalla stessa adottate (ad esempio, ai fini dell’impugnazione ex art. 1137 c.c.). Del pari, possono formare oggetto di trattamento anche le quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e i dati personali necessari a commisurarle o, comunque, rilevanti per la determinazione di oneri nell’ambito condominiale (art. 68 disp. att. c.c. e art. 1123 c.c.); dalle quote millesimali è dato altresì ricavare il quorum per la regolare costituzione dell’assemblea (quorum costitutivo) e per la validità delle deliberazioni adottate (quorum deliberativo), secondo quanto disposto dall’art. 1136 c.c. Le informazioni personali appena menzionate, riferibili a ciascun partecipante, possono essere trattate per la finalità di gestione ed amministrazione del condominio, a seconda dei casi, ai sensi dell’art. 24, comma 1, lett. a), b) o c) del Codice.

2.2. Anche per esercitare i controlli in ordine all’esattezza dell’importo dovuto a titolo di contributo per la manutenzione delle parti comuni e per l’esercizio dei servizi comuni, ciascun partecipante può essere informato in ordine all’ammontare della somma dovuta dagli altri; in ragione delle regole sul mandato, che (per costante giurisprudenza) trovano applicazione per regolare il rapporto tra i partecipanti e l’amministratore, questi informa i singoli partecipanti degli eventuali inadempimenti, sia nelle usuali forme del rendiconto annuale (art. 1130 c.c.), come pure, in ogni tempo, a seguito dell’esercizio del potere di vigilanza e controllo spettante a ciascun partecipante al condominio sull’attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni (cfr. Cass., 26 agosto 1998, n. 8460; Cass., 29 novembre 2001, n. 15159; v. altresì, Provv. Garante 16 luglio 2003).

Tali informazioni potranno essere trattate dai partecipanti, perseguendo gli stessi nell’esercizio della facoltà menzionata un legittimo interesse non sopravanzato da quello degli interessati cui si riferiscono i dati, ai sensi dell’art. 24, comma 1, lett. g), del Codice. Ricorrendone i presupposti, i dati sopra citati possono altresì essere trattati in base all’art. 24, comma 1, lett. f), del Codice.

2.3. Solo in presenza del consenso dell’interessato (salva l’eventuale pubblicità già attribuita a tali informazioni grazie alla loro indicazione in elenchi pubblici), invece, possono essere trattate, in quanto non eccedenti rispetto alla finalità di amministrazione della cosa comune, le informazioni relative alle utenze telefoniche intestate ai singoli partecipanti: il loro utilizzo, infatti, può agevolare, specie in relazione a casi particolari di necessità ed urgenza (ad esempio al fine di prevenire o limitare eventuali danni a parti individuali o comuni dell’immobile), i contatti tra i partecipanti come pure lo svolgimento delle incombenze rimesse all’amministratore del condominio (cfr. Provv. 19 maggio 2000, in Boll. n. 13/2000, p. 7, doc. web n. 42268).

2.4. Possono altresì formare oggetto di trattamento nell’ambito delle menzionate finalità di amministrazione del condominio, dati personali di natura sensibile o dati giudiziari, nella misura indispensabile al perseguimento delle medesime finalità. Tale ipotesi può ricorrere, ad esempio, in relazione al trattamento di dati di natura sensibile e giudiziaria del personale alle dipendenze del condominio in ordine al quale, salvo l’obbligo di rendere l’informativa ai sensi dell’art. 13 del Codice, trovano applicazione lo speciale presupposto di cui all’art. 26, comma 4, lett. d), del Codice (obblighi del datore di lavoro) e le autorizzazioni generali del Garante nn. 1 e 7 del 2005 (relative al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro e ai dati giudiziari).

Ulteriori ipotesi di trattamento di dati sensibili nell’ambito dell’amministrazione condominiale possono comunque configurarsi: si pensi al trattamento di dati sanitari effettuato in relazione a danni alle persone, anche diverse dai condomini, e ai trattamenti di dati sanitari di uno o più partecipanti connessi all’adozione di una delibera assembleare avente ad oggetto l’abbattimento delle c.d. “barriere architettoniche”.

3. Comunicazione e diffusione di dati relativi ai partecipanti

3.1. Salva la presenza di una causa giustificatrice (quale il consenso dell’interessato o uno degli altri presupposti previsti all’art. 24 del Codice), è illecita la comunicazione a terzi di dati personali riferiti ai partecipanti: ciò potrebbe avvenire, ad esempio, mettendo a disposizione di terzi dati personali riportati nei prospetti contabili o dei verbali assembleari o, ancora, consentendo la presenza in assemblea –il cui svolgimento è suscettibile di videoregistrazione in presenza del consenso informato dei partecipanti– di soggetti non legittimati a parteciparvi. Possono comunque partecipare all’assemblea soggetti terzi (ad esempio, tecnici o consulenti) per trattare i punti all’ordine del giorno per i quali i partecipanti ne ritengano necessaria la presenza (cfr. Provv. 19 maggio 2000, cit.); con l’assenso dei partecipanti o sussistendo le condizioni previste da specifiche disposizioni normative (quale ad esempio l’art. 10 della legge 27 luglio 1978, n. 392 sulla disciplina delle locazioni di immobili urbani) potrà partecipare all’assemblea il conduttore di un immobile del condominio.

3.2. Integra un trattamento illecito (anche in violazione del principio di proporzionalità) la diffusione di dati personali effettuata mediante l’affissione di avvisi di mora (o, comunque, di sollecitazioni di pagamento) in spazi condominali accessibili al pubblico, potendo tali informazioni venire a conoscenza di una serie indeterminata di soggetti, nell’intervallo di tempo in cui l’avviso risulta visibile. L’esposizione di dette informazioni in tali luoghi può contenere solo avvisi di carattere generale utili ad una più efficace comunicazione di eventi di interesse comune (ad esempio, inerenti allo svolgimento dell’assemblea condominiale o relative a comunicazioni urgenti: si pensi ad anomalie nel funzionamento degli impianti), rimettendo a forme di comunicazione individualizzata, o alla discussione in assemblea, la trattazione di affari che importi il trattamento di dati personali riferiti a condomini individuati specificatamente (Provv. 12 dicembre 2001, in Boll. n. 23/2001, p. 7, doc. web n. 31007).

3.3. Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali devono essere adottate, se del caso anche a cura dell’amministratore del condominio, idonee misure di sicurezza di cui agli artt. 31 ss. del Codice.

4. Diritto d’accesso e informazioni relative alla complessiva gestione condominiale da parte dei partecipanti

4.1. Ove si intenda esercitare il diritto d’accesso (e gli altri diritti previsti dall’art. 7 del Codice, avvalendosi eventualmente della particolare modalità di tutela prevista dagli artt. 145 del Codice) in relazione ai dati riferibili direttamente all’intera compagine condominiale (si pensi alle informazioni connesse ai contratti stipulati nell’interesse del condominio, quali ad esempio quelli relativi alla fornitura di beni e alla somministrazione di servizi, o in ordine ai dati sul consumo e sugli importi di utenze complessivamente intestate al condominio: cfr. Provv. 13 dicembre 2004), tale facoltà compete al rappresentante della compagine condominiale, di regola l’amministratore.

4.2. Come detto al punto 2, resta impregiudicata la circolazione tra i partecipanti, in conformità alla disciplina civilistica (ed in particolare grazie alle regole che, rispetto all’attività gestoria dell’amministratore, presiedono all’esatta esecuzione del suo incarico secondo le attribuzioni contenute nell’art. 1130 c. c., con particolare riguardo all’obbligo di rendiconto) delle informazioni direttamente riferibili direttamente alla gestione condominiale (e concernenti tutti i partecipanti complessivamente considerati), come pure la loro eventuale conoscibilità, sussistendone i presupposti, in base ad altre norme presenti nell’ordinamento.

5. Diritto d’accesso e informazioni personali riferite ai partecipanti Rispetto alle informazioni personali relative al singolo partecipante, anche se oggetto di trattamento per finalità di gestione della cosa comune, resta salvo il diritto del medesimo di accedere ai dati che lo riguardano nelle forme previste dagli artt. 7 e ss. del Codice. Tale diritto può essere esercitato nei confronti del condominio (inteso come la collettività dei partecipanti), anche presentando la relativa istanza all’amministratore. Il diritto d’accesso (e i restanti diritti individuati dal menzionato art. 7) non è riconosciuto al partecipante in ordine ai dati personali riferibili agli altri condomini singolarmente intesi o all’intera compagine condominiale (la cui conoscibilità è assicurata nei limiti e con le modalità sopra indicate al punto 2 del presente provvedimento).

6. Ambiti esclusi. Sono estranei all’ambito di applicazione della disciplina di protezione dei dati comportamenti e forme di comunicazione, riconducibili all’alveo delle relazioni di vicinato, posti in essere per finalità esclusivamente personali (art. 5, comma 3, del Codice). Resta salva la facoltà degli interessati di ricorrere all’autorità giudiziaria ordinaria per i profili di rispettiva competenza, in particolare per conseguire il risarcimento del danno eventualmente subito (art. 15 del Codice) o allorché i comportamenti siano suscettibili di integrare fattispecie di reato (quali, ad esempio, l’interferenza illecita nella vita privata, di cui all’art. 615 bis c.p.).

 

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

prescrive, ai sensi dell’art. 154, comma 1, lett. c), del Codice, ai soggetti titolari di un trattamento di dati personali nell’ambito dell’attività di amministrazione dei condomini di adottare, nei termini di cui in motivazione, le misure necessarie indicate nel presente provvedimento al fine di rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti, avuto particolare riguardo: all’individuazione dei dati pertinenti e non eccedenti, nell’amministrazione condominiale, alle condizioni individuate al punto 2, e consistenti nei dati personali, ivi compresi i dati sensibili e giudiziari, necessari all’attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti, con particolare riguardo a:

dati anagrafici e indirizzi dei partecipanti;

quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e dati personali necessari a commisurarle;

dati personali relativi agli inadempimenti dei singoli condomini;

dati relativi al numero di utenza telefonica del singolo partecipante;

alle modalità di comunicazione dei dati personali dei partecipanti, come indicate al punto 3, con particolare riguardo alla:

comunicazione dei dati riportati nei prospetti contabili o nei verbali assembleari o, ammettendo in assemblea soggetti non legittimati a parteciparvi;

diffusione di dati personali effettuata mediante l’affissione di avvisi di mora (o, comunque, di sollecitazioni di pagamento) in spazi condominali accessibili al pubblico;

individua, ai sensi dell’art. 24, comma 1, lett. g), del Codice, nei termini di cui in motivazione al punto 2.2., i casi nei quali il trattamento dei dati personali nell’ambito dell’amministrazione di condomini può

essere effettuato presso i condomini nei limiti e alle condizioni ivi indicate, al fine di perseguire i menzionati legittimi interessi e senza richiedere il consenso degli interessati;

dispone infine che il presente provvedimento sia pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 18 maggio 2006

 

IL PRESIDENTE

Pizzetti

IL RELATORE

Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE

Buttarelli

Comunicato stampa – 10 luglio 2006

Giuseppe Fortunato: ecco il “vademecum del palazzo”, una guida pratica alla vita condominiale

Il Garante: rispettare e farsi rispettare dal vicino

Il Garante per la protezione dei dati personali ha prescritto a tutti i titolari del trattamento dei dati nell’ambito condominiale articolate misure in un suo provvedimento pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 152 del 3 luglio 2006.

Tale provvedimento è stato emanato a seguito di una consultazione pubblica indetta dal Garante, raccogliendo le osservazioni pervenute dai singoli cittadini sulle quotidiane problematiche di vita condominiale. Il relatore di tale provvedimento generale Giuseppe Fortunato, componente dell’Autorità per la Privacy, ha dichiarato: “Il provvedimento ha lo scopo di garantire privacy e trasparenza nella vita condominiale. Per una sua lettura pronta, pratica, con esempi, al fine di coglierne immediatamente la portata, ho anche redatto il Vademecum del Palazzo, uno strumento operativo per qualunque cittadino. La privacy, correttamente intesa, non è mai un limite per la trasparenza della gestione condominiale; la trasparenza, correttamente intesa, non è mai un lasciapassare per offendere la riservatezza della persona”.

Il Vademecum del Palazzo

Punto 1 – Il condominio – e per esso assemblea, amministratori, il portiere o altri collaboratori – può trattare soltanto le informazioni personali pertinenti dei partecipanti o di terzi e soltanto nel rigoroso rispetto delle finalità. Sono trattabili dati anagrafici e indirizzi (ai fini della convocazione d’assemblea o per comunicazioni), le quote millesimali e i dati accessori per calcolarle, i dati necessari per il calcolo di specifici oneri. Non possono essere trattati dati che non siano correlati ad attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente idonei a determinare entrate o uscite dei partecipanti al condominio. È, ad esempio, vietato che in fogli cartacei o elettronici condominiali siano riportate, vicino a nomi di condomini o inquilini, annotazioni quali: single, capellone, calvo, cugino dell’ex-portiere, “non verrà all’assemblea”, “va in vacanza a giugno”, “risponde sempre la segreteria”…

Punto 2 – Nel condominio ciascun partecipante alle spese può conoscere le spese altrui e può anche conoscere gli inadempimenti altrui sia al momento del rendiconto annuale sia previa richiesta all’amministratore. Ai partecipanti alle spese va assicurata la trasparenza circa le spese o morosità degli altri partecipanti per cui ogni richiamo alla privacy è, in tal caso, fuori luogo. Al contrario non si possono divulgare spese o morosità all’infuori di tale ambito. È quindi assolutamente vietato portare a conoscenza del fornitore o di altri terzi i nomi o altri dati di morosi. È vietato sia esporre tali dati in bacheca sia comunicarli a fornitori o altri terzi in qualunque forma e in qualunque circostanza.

Punto 3 – I numeri di telefono fisso e di telefono cellulare e l’indirizzo e-mail possono essere utilizzati da amministratore o portiere solo se già indicati in elenchi pubblici oppure se l’interessato è stato consenziente. In ogni caso occorre sempre tener presente il principio di proporzionalità circa l’uso di tali numeri, con particolare riferimento a frequenze e ad orari, tenuto presente che il loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza (soprattutto per evitare danni incombenti) mentre occorre massimo discernimento per le attività ordinarie.

Punto 4 – Per il trattamento dei dati personali di natura sensibile e per il trattamento dei dati giudiziari occorre che esso sia davvero indispensabile altrimenti è gravemente illecito. Può sussistere tale ipotesi per i collaboratori, ivi compreso il portiere (sussistendone i presupposti e comunque previa informativa), oppure in altre specifiche fattispecie come nel caso di delibera assembleare per l’abbattimento delle barriere architettoniche. Nel caso sia indispensabile trattare dati sensibili o giudiziari devono essere adottate adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.

Punto 5 – Soltanto in presenza di consenso dell’interessato ovvero dei presupposti previsti dall’art. 24 del Codice per la protezione dei dati personali può procedersi a comunicazioni nel rispetto delle finalità e della dignità dell’interessato. Fuori dei casi predetti non possono essere comunicati a terzi dati personali riferiti ai partecipanti. Né il condominio, né l’amministratore, né il portiere, né il singolo condomino od inquilino che (per ragione del ruolo, per la vicinanza, per la condivisione delle parti comuni o per semplice casualità) viene a conoscenza di un dato personale può farlo conoscere a altro partecipante del condominio o a terzo.

Punto 6 – Per salvaguardare la privacy occorre che la conservazione dei verbali assembleari e di prospetti contabili avvenga al riparo di intrusioni di terzi.

Punto 7 – Tecnici o consulenti possono partecipare all’assemblea per il solo tempo correlato agli specifici punti dell’ordine del giorno attinente alla loro richiesta consulenza. Soltanto con l’assenso di tutti i partecipanti è possibile la videoregistrazione dell’assemblea condominiale.

Punto 8 – Gli spazi condominiali sono utilizzabili per avvisi a carattere generale ma non per la trattazione di affari che comportano il trattamento dei dati personali o comunque riferibili a singoli condomini. Sono vietati pertanto avvisi quali: “per le quote per la riparazione della colonna pluviale di Rossi passare in portineria”, oppure “si prega la signora Bianchi di non far giocare i figli a pallone nel garage”.

Punto 9 – I dati riferibili all’intera gestione condominiale possono essere sempre conosciuti direttamente dall’amministratore o da altro rappresentante dei condomini (anche per le utenze: acqua, luce, gas…) e possono a questi essere richiesti da ciascun partecipante del condominio.

Punto 10 – Ciascun condomino o altro partecipante può presentare istanza, ai sensi dell’art. 7 del Codice per la protezione dei dati personali, all’amministratore per accedere ai propri dati e nel caso di mancato riscontro può ricorrere al Garante o al magistrato competente. Per ogni trattamento dei dati non conforme alla normativa o ai provvedimenti del Garante è possibile rivolgere allo stesso Garante reclamo, nelle modalità e forme previste, oppure una segnalazione, indicando comunque ogni elemento conosciuto.

 

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